Julkisuusperiaatteen toteuttamista varten Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri ylläpitää tiedonhallintalain (Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019) mukaisesti kuvausta hallinnoimistaan tietovarannoista ja asiarekistereistä. Asiakirjajulkisuuskuvauksen on tarkoitus auttaa kansalaista tekemään tietopyyntö oikeaan paikkaan. Kuvausta päivitetään säännöllisesti.
Asiarekisteri ja tietojärjestelmät
Asiarekisteri sisältää vireille saatetut asiat ja niiden käsittelyvaiheet asiakirjoineen. Asiarekisteri muodostaa yhden loogisen kokonaisuuden, johon kuuluvat asiankäsittelyä kuvaavat metatiedot. Asiarekisteriin kuu-luvia tietoja voi olla asianhallintajärjestelmässä, operatiivisissa tietojärjestelmissä sekä paperilla.
Operatiivisia tietojärjestelmiä on Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirillä useita. Ne liittyvät kiinteästi kunkin toimialan asioiden käsittelyyn, järjestämiseen ja seurantaan. Tietojärjestelmät voivat sisältää monien eri tietovarantojen tietoja.
Tietovarantojen nimikkeet ja käyttötarkoitukset
Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirissä syntyvistä ja sairaanhoitopiirille saapuvista tiedoista muodostuu tietovarantoja, joita käsitellään tietojärjestelmien avulla tai käsin. Tietovarannolla tarkoitetaan tiettyä tarkoitusta varten muodostettua tietojen muodostamaa tietoaineistoa tai tietoaineistojen kokoelmaa.
PPSHP:llä käytössä olevat tietovarannot, niiden käyttötarkoitukset, keskeiset tietoaineistot ja tietojärjestelmät
Yleishallinnon tietovarannot |
| Tietovarannot | Tietojen käyttötarkoitus | Keskeiset tietoaineistot | Tietojärjestelmät |
| Tiedottamisen ja viestinnän tietovaranto | Tiedottaminen ja viestintä | Tiedottamiseen ja viestintään liittyvät asiakirjat | Sisäisen ja ulkoisen viestinnän järjestelmät, videoiden tuottamisjärjestelmä |
| Päätöksenteon tietovaranto | Päätöksenteko ja seuranta | Päätöksentekoon ja seurantaan liittyvät asiakirjat | Päätöksenteon tietojärjestelmät, sähköisen asioinnin järjestelmät |
| Tiedonhallinnan tietovaranto | Tiedon ohjaus sekä analogisten potilasasiakirjojen hallinta | Tiedonhallinnan ohjaamiseen liittyvät asiakirjat | Asianhallintajärjestelmät, sähköinen arkisto, potilasasiakirjojen lainaus- ja hallintajärjestelmä |
| Tietopalvelun tietovaranto | Tietopyyntöjen käsittely | Tietopyyntöjen käsittelyvaiheet asiakirjoineen | Asianhallintajärjestelmät, operatiiviset järjestelmät |
Henkilöstöhallinnon tietovaranto |
| Tietovarannot | Tietojen käyttötarkoitus | Keskeiset tietoaineistot | Tietojärjestelmät |
| Henkilöstöasioiden tietovaranto | Henkilöstön palkkaaminen ja palvelussuhteen aikainen asiankäsittely | Henkilöstöasioihin liittyvät asiakirjat | Henkilöstön rekrytointijärjestelmä, palvelussuhteen hallinnointijärjestelmä, työnajanseurantajärjestelmä, työvuorosuunnittelun järjestelmä, koulutusjärjestelmä |
Taloushallinnon tietovarannot |
| Tietovarannot | Tietojen käyttötarkoitus | Keskeiset tietoaineistot | Tietojärjestelmät |
| Taloussuunnittelun ja -seurannan tietovaranto | Talouden suunnittelu ja seuranta | Talouden suunnitteluun ja seurantaan liittyvät asiakirjat | Taloussuunnittelujärjestelmä, kirjanpitojärjestelmä |
| Taloudenhallinnan tietovaranto | Talouden hallinta | Talouden hallintaan liittyvät asiakirjat | Ostolaskujärjestelmä, laskutusjärjestelmä, taloushallintajärjestelmä, lainanhallintajärjestelmä |
| Hankintojen tietovaranto | Hankintojen suunnittelu ja toteutus | Hankintojen suunnitteluun ja toteutukseen liittyvät asiakirjat | Hankintojen rekisteröintijärjestelmä, varastotilausjärjestelmä |
| Sopimusten tietovaranto | Sopimusten tekeminen | Sopimusasiakirjat | Asiahallintajärjestelmä |
Potilas- ja asiakastietojen ja potilashallinnon tietovarannot |
| Tietovarannot | Tietojen käyttötarkoitus | Keskeiset tietoaineistot | Tietojärjestelmät |
| Potilas- ja asiakastietojen tietovaranto | Tutkimuksen ja hoidon suunnittelu, järjestäminen, toteuttaminen ja seuranta | Potilas- ja asiakastiedot | Potilas- ja asiakastietojärjestelmä ja hoidon tukijärjestelmät, potilashallinnollinen toiminnanohjausjärjestelmä, kuvantamistutkimusten järjestelmä |
| Potilas- ja asiakashallinnollinen tietovaranto | Potilashallinnon ja asiakkaiden tietopyyntöjen sekä asiakkaiden ja potilaiden potilasreklamaatioiden käsittely | Asiakkaiden ja potilaiden lähettämät potilasreklamaatiot ja tietopyynnöt käsittely- ja asiakirjatietoineen | Potilas- ja asiakastietojärjestelmä, asiahallintajärjestelmä |
Tietopyynnöissä käytettävät hakutekijät
Tietopyynnön hakutekijä voi olla esimerkiksi henkilön nimi, henkilötunnus, asiakirjan tai asian nimi, asianumero.
Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla
Tietoaineistot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla.
Yhteystiedot tietopyynnön toimittamiseksi
Tietopyynnöt keskitetään hallinnon ja potilashallinnon kirjaamoihin. Tietopyynnöt rekisteröidään määräaikojen noudattamiseksi ja ohjataan käsiteltäväksi oikealle taholle.
Linkki sähköiseen asiointiin
Linkki lomakkeisiin
Hallinnolliset asiat
Hallinnolliset asiakirjat voidaan toimittaa kirjaamoon tai kirjaamon postilaatikkoon arkipäivisin kello 8-15.45.
Käyntiosoite:
OYS, sisäänkäynti S-ovi, huone S1 211
Kajaanintie 50, 90220 Oulu
Postiosoite:
PPSHP, Kirjaamo
PL 10, 90029 OYS
Puhelin 08 315 4306
Sähköposti kirjaamo(at)ppshp.fi
Asiakas- ja potilashallinnolliset asiat
Postiosoite:
Oulun yliopistollinen sairaala
Arkisto
PL 50
90029 OYS
Puhelin 08 315 4391 (arkipäivisin kello 8–15.45)
Faksi 08 315 4338