Kaikki tutkimustoiminta on luvanvaraista rahoituslähteestä riippumatta. Jos tutkimus toteutetaan ja tutkimuspotilaat tutkitaan ja hoidetaan vain yhdellä toimialueella/palvelukeskuksessa käyttäen sen omia henkilö- ja muita resursseja, luvan antaa toimialueen/palvelukeskuksen johtaja. Toimialuetta/palvelukeskusta laajemmalle alueelle ulottuvissa tutkimuksissa luvan myöntää vastaavasti joko johtajaylilääkäri tai hallintoylihoitaja. Hoito- ja terveyshallintotieteellisissä, ei potilaaseen kohdistuvissa tutkimuksissa luvan antaa hoitotyön johtaja. Mikäli tutkimusta toteutetaan toimialueella useammassa yksikössä, hoitotyön johtajat myöntävät luvan yhdessä.
Tutkimusryhmän jäsenten esimiesten tulee olla perillä alkavasta tutkimuksesta ja yksikön toiminnasta vastaavina hyväksyttävä siihen mahdollisesti liittyvät hoitokäytännön muutokset ja otettava kantaa hoidon poikkeaviin kustannuksiin. Osaamiskeskuksen johtajan kannanoton (puolto / ei puolto) jälkeen hakemus toimitetaan aina luvan myöntäjälle. Mikäli hoito- tai terveyshallintotieteen tutkimus toteutetaan yhdellä toimialueella/palvelukeskuksessa, tutkimuslupa ei edellytä puoltoa. Usealla toimialueella/palvelukeskuksessa toteutettaviin tutkimuksiin, joihin luvan myöntää hallintoylihoitaja, haetaan puolto hoitotyön johtajalta. Tutkimuslupaa koskevat tiedot kirjataan tutkimusdiaariin. Kun lupa on allekirjoitettu, myös se viedään diaariin skannattuna.
Tutkimusta ei voi aloittaa ennen kuin tutkimukselle on saatu mahdolliset muut tarvittavat viranomaisluvat/lausunnot (kts. alla) ja sairaanhoitopiirin tutkimuslupa on hyväksytty. Suunnitelman muuttuessa, vastaavan tutkijan vaihtuessa tai luvan voimassaoloajan (maksimi viisi vuotta) päättyessä tutkimuslupa on uusittava.