Henkilöstöä koskevien henkilötietojen käsittely ja työntekijän oikeudet
Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin (PPSHP) ja sinun välistä palvelussuhdetta koskevat tiedot tallennetaan loogiseen henkilöstörekisteriin, jonka rekisterinpitäjä on PPSHP. Henkilöstörekisteri koostuu useista osarekistereistä. Henkilöstörekisterin rekisteröityjä ovat henkilöt, joilla on PPSHP:n kanssa voimassa oleva tai päättynyt palvelussuhde, palkallinen harjoittelujakso, siviilipalvelusjakso tai luottamustoimi. Lisäksi käsittelemme henkilötietojasi rekrytoinnin yhteydessä.
Seuraavassa kuvataan, miten PPSHP käsittelee henkilöstön henkilötietoja, mitkä ovat tietojen käsittelyyn liittyvät oikeutesi ja miten voit niitä toteuttaa. Voit tutustua myös tarkempaan henkilöstörekisterin tietosuojaselosteeseen tästä.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojesi käsittely perustuu sinun ja PPSHP:n välisen, palvelussuhdetta tai vastaavaa koskevan sopimuksen täytäntöönpanoon ja ylläpitoon sekä PPSHP:n lainsäädännöllisten oikeuksien ja velvoitteiden täyttämiseen työnantajana.
Henkilöstörekisterin tietoja käytetään esimerkiksi
- henkilöstön palkka- ja palvelussuhdeasioiden hoitoon;
- rekrytoinnin ja sijaistoiminnan suunnitteluun ja hoitoon;
- työ- ja virkaehtoehtosopimusten toimeenpanoon;
- työ- ja virkalainsäädännön sekä yhteistoimintalainsäädännön toimeenpanoon;
- henkilöstön osaamistietojen ylläpitoon;
- eläkkeiden maksatukseen;
- luottamushenkilöiden palkkioiden ja korvausten maksatukseen;
- johtamisen välineenä sekä
- toiminnan seurantaan ja tilastointiin.
Henkilöstörekisterin tietosisältö
Rekrytointiprosessin yhteydessä ja palvelussuhteen aikana keräämme sinusta ainoastaan välttämättömät ja tarvittavat tiedot.
Henkilöstöhallinnon rekisteri koostuu asiakirjoista ja tietojärjestelmistä, jotka sisältävät muun muassa henkilön yksilöimiseksi tarvittavia tietoja (esimerkiksi nimi, henkilötunnus, henkilönumero ja yhteystiedot) sekä palkkaukseen, palvelussuhteeseen, osaamiseen, työturvallisuuteen ja työkykyyn liittyviä tietoja.
Henkilöstörekisterin tietolähteet
Kaikki tarvittavat henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti sinulta itseltäsi. Tietojen kerääminen muista lähteistä voi pääsääntöisesti tapahtua vain sinun suostumuksellasi tai lakiin perustuen.
Tietojasi saadaan esimerkiksi PPSHP:n oman toiminnan kautta henkilöstöasioiden hoidon yhteydessä ja viranomaisilta (esim. verottaja, Keva, Kela, ulosottoviranomainen, Valvira, oikeusviranomaiset).
Henkilötietojen käyttö ja suojaaminen
Henkilötietojesi käsittely perustuu niitä käsittelevän henkilön työtehtävien hoitamiseen, muut ovat lähtökohtaisesti sivullisia tietoihisi nähden. Tietojesi käsittelyyn ovat oikeutettuja vain ennalta määritellyt PPSHP:n työntekijät ja edustajat sekä sopimuksella valtuutetut henkilötietojen käsittelijät.
Henkilötietojasi käsitteleviä sitoo salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. Yksiköiden esimiehet määrittelevät henkilöstönsä käyttöoikeudet. Tietojesi käsittelyä ohjaa PPSHP:n tietoturva- ja tietosuojaohjeisto. Tietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Digitaaliseen aineistoon pääsy edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Järjestelmät on myös suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla. Manuaalista aineistoa säilytetään lukituissa tiloissa.
Henkilötietojen käsittely PPSHP:n lukuun
PPSHP:n ja ulkopuolisen palveluntarjoajan (esim. ostopalvelutilanteet) välisen sopimuksen perusteella tietojasi voidaan siirtää henkilötietojen käsittelijän roolissa toimivalle palveluntarjoajalle tai palveluntarjoaja voi käsitellä niitä teknisen käyttöyhteyden kautta. Tällöin kyse ei ole tietojen luovutuksesta.
PPSHP:n toimeksiannosta tapahtuvia tietojenkäsittelytilanteita voivat olla esimerkiksi palkanlaskenta sekä osto- ja myyntilaskutuksen hallinnointi. Tietojärjestelmien toimittajat voivat myös käsitellä henkilötietojasi liittyen heille kuuluviin tehtäviin, esimerkiksi käyttäjätunnusten ja käyttöoikeuksien hallinnointiin. Ostopalvelutilanteissa varmistetaan kirjallisin sopimuksin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan lainsäädännön ja PPSHP:n ohjeiden mukaisesti.
Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät ja luovuttaminen
Henkilötietojasi voidaan luovuttaa PPSHP:stä pääsääntöisesti vain suostumuksellasi, työnantajavelvoitteiden vuoksi tai velvoittavan lainsäädännön perusteella esimerkiksi työterveyshuollon järjestäjälle, pankeille, ammattijärjestöille, veroviranomaiselle ja tilastokeskukselle.
Lähtökohtaisesti sinua koskevia tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ilman suostumustasi.
Henkilötietojen säilyttäminen
Työntekijän ja PPSHP:n välistä työsuhdetta koskevien tietojen säilyttämistä ohjaavat lainsäädännöstä tulevat sopimusosapuolien oikeudet ja velvollisuudet. Pääsääntöisesti henkilötietoja säilytetään palvelussuhteen ajan. Palvelussuhteen päättymisen jälkeen tietojen säilytys riippuu niiden käyttötarkoituksesta ja tarpeesta. Säilytysajoissa noudatetaan sairaanhoitopiirin arkistonmuodostussuunnitelmia ja tiedonohjaussuunnitelmia, jotka perustuvat lainsäädäntöön ja kansallisarkiston päätöksiin.
Oikeutesi henkilöstörekisterissä oleviin tietoihisi
Oikeus saada pääsy itseäsi koskeviin tietoihin
Mikäli haluat tarkastaa itseäsi koskevat tiedot henkilöstörekisterissä, täytä lomake (kohta muu henkilörekisteri -> henkilöstörekisteri) tai laadi pyyntö vapaamuotoisesti (tarvittavat tiedot: nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero ja tarkastettavat tiedot/ajanjakso). Lähetä allekirjoitettu pyyntö osoitteeseen PPSHP/Arkisto, PL 50, 90029 OYS.
Kuntarekryn kautta meille jättämiäsi työhakemuksia pääset tarkastelemaan itse omilla Kuntarekry-järjestelmän tunnuksillasi.
Tietyissä tilanteissa oikeutesi saada pääsy itseäsi koskeviin tietoihin voidaan evätä. Jos tietojesi saanti evätään, sinulle annetaan asiasta epäämistodistus. Todistuksessa mainitaan syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty sekä muutoksenhakuohjeet.
Oikeus vaatia tietojen oikaisemista tai poistamista
Sinulla on oikeus vaatia henkilöstörekisterissä olevan tiedon oikaisemista, poistamista tai täydentämistä ilman aiheetonta viivästystä. Voit tehdä vaatimuksen joko lomakkeella tai vapaamuotoisesti. Vapaamuotoisessa pyynnössä yksilöi, vaaditko tietojen poistamista, oikaisemista vai täydentämistä ja kuvaa muutettava, poistettava tai täydennettävä merkintä sanatarkasti. Esitä aina perustelut vaatimillesi muutoksille. Lähetä henkilö- ja yhteystietosi sisältävä, allekirjoitettu vaatimus osoitteella PPSHP/Arkisto, PL 50, 90029 OYS.
Henkilöstörekisterissämme olevien sinua koskevien tietojen täydelliseen poistoon ei voida suostua, mikäli henkilötietojen säilytysaika ja –velvollisuus on lailla säädetty ja poistamisella voisi olla vaikutuksia toisen osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksia toteuttamiseen. Ellei vaatimustasi hyväksytä, sinulle annetaan asiasta kirjallinen todistus, jossa esitetään syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei hyväksytty ja muutoksenhakuohjeet.
Yksilöity oikaisu- tai poistovaatimus toteutetaan, mikäli todetaan, että kyseessä on selkeästi virheellinen tai rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeeton tieto. Jos PPSHP rekisterinpitäjänä havaitsee virheellisen tiedon, se korjataan virheen todentamisen jälkeen normaalin ylläpitomenettelyn yhteydessä oma-aloitteisesti.
Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta
Sinulla on oikeus saada tieto sinua koskeviin henkilötietoihin ulottuvasta tietoturvaloukkauksesta silloin, kun loukkaus todennäköisesti aiheuttaa riskin oikeuksillesi ja vapauksillesi.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu), jos katsot, että sinua koskevien tietojen käsittelyssä on rikottu EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki.
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki.
Puh. 029 56 66700.
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi.
Lisäksi
Erityislainsäädännöstä ja käsittelyperusteesta johtuen seuraavia tietosuoja-asetuksessa määriteltyjä oikeuksia ei välttämättä voida toteuttaa tai ne vaativat tapauskohtaista harkintaa:
- oikeus käsittelyn rajoittamiseen,
- oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen,
- vastustamisoikeus ja
- oikeus vastustaa automatisoituja yksittäispäätöksiä, profilointi mukaan luettuna.
Jos epäilet henkilötietojesi väärinkäyttöä, voit pyytää asiasta selvityksen ottamalla yhteyttä PPSHP:n tietosuojavastaavaan.
Lisätietoja
Henkilöstörekisterin vastuuhenkilö
PPSHP:n henkilöstöjohtaja
puh. 0400 688 270
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Tietosuojavastaava PL 10, 90029 OYS tai
tietosuoja@ppshp.fi
08-3152011 (vaihde)