Potilastietojen käsittely ja potilaan oikeudet

Potilasasiakirjat ja muut potilastiedot ovat lain mukaisesti salassa pidettäviä. Potilasasiakirjoja ja -tietoja saavat hankkia, katsella tai luovuttaa vain potilaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt. Sivullisia ovat kaikki muut kuin edellä mainitut henkilöt. Potilastietojasi voidaan luovuttaa sivulliselle vain suostumuksellasi tai lakiin perustuvan velvoitteen perusteella. 

Työntekijöitä, opiskelijoita ja muita sairaalassa toimivia henkilöitä sitoo salassapito- ja vaitiolovelvollisuus. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus on voimassa myös työsuhteen tai tehtävän päättymisen jälkeen. Potilaana ymmärtänet, että on sekä sinun itsesi että muiden potilaiden edun mukaista, ettet paljasta muille sairaalassa kuultuja tai nähtyjä, mahdollisesti toisia potilaita koskevia asioita, esimerkiksi tietoa potilaana olosta.

Seuraavassa kuvataan, miten PPSHP:ssä käsitellään potilastietoja, mitkä ovat tietojen käsittelyyn liittyvät oikeutesi ja miten voit niitä toteuttaa. Voit tutustua myös potilasrekisterin tietosuojaselosteeseen tästä.

Potilastietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin (PPSHP) sairaaloissa hoidetaan erikoissairaanhoitoa vaativia potilaita. Hoitoasi koskevat tiedot tallennetaan potilasrekisteriin, jonka rekisterinpitäjä on PPSHP. 

Potilasrekisteriin tallennettujen tietojesi käyttötarkoitus on tutkimuksesi ja hoitosi suunnittelu, järjestäminen, toteuttaminen ja seuranta. 

Lisäksi potilasrekisterin tietoja käytetään PPSHP:n oman toiminnan suunnitteluun, kehittämiseen, tilastointiin ja seurantaan sekä tieteelliseen tutkimukseen ja opetukseen, tutkimusten ja hoidon laskutukseen ja perintään, ammattihenkilöiden valvontaan, korvausvaatimusten selvittämiseen sekä muiden oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamisen edellyttämiin tehtäviin. 

Potilastietojesi käsittely perustuu terveydenhuollon lakisääteiseen velvollisuuteen ylläpitää potilasrekisteriä sekä oikeuteen käsitellä potilastietoja yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi. Potilastiedot kuuluvat erityisiin henkilötietoryhmiin, joiden käsittely on sallittua esimerkiksi käsittelyn liittyessä potilaan hoitoon, lakisääteisiin hallinnollisiin tehtäviin tai tieteelliseen tutkimukseen.

Potilasrekisterin tietosisältö

Potilasrekisteriin tallennetaan hoitosi ja asiointisi järjestämiseksi tarvittavat henkilötiedot:

• nimesi, henkilötunnuksesi, osoitteesi, kotikuntasi, puhelinnumerosi,
• äidinkielesi/asiointikielesi sekä
• nimeämäsi yhteyshenkilö ja tarvittaessa laillinen edustajasi yhteystietoineen tai alaikäisen potilaan huoltaja/huoltajat/laillinen edustaja.

PPSHP:n potilasrekisteri sisältää erikoissairaanhoidon palvelutapahtumasi (avohoitokäynti, osastohoitojakso tai hoitosarja) ja niihin liittyvät hoitoasi koskevat potilaskertomusmerkinnät, tutkimustilaukset, -lausunnot ja -tulokset sekä tekniset tallenteet.

Potilasrekisteri muodostuu potilastietojärjestelmästä, sairaus- tai toimintokohtaisista potilastietojärjestelmistä (esim. leikkaustoiminnan ohjaus), sairaanhoidollisten palveluiden potilastietojärjestelmistä (esim. laboratorio ja kuvantaminen) sekä paperi- ja filmimuotoisista potilasasiakirjoista.

Potilasrekisteriin kuuluvat myös muista terveydenhuollon toimintayksiköistä saadut, hoitosi kannalta välttämättömät tiedot.

Potilasrekisterin tietolähteet

Potilasrekisteriin tallennettavat tiedot saadaan:

• sinulta (potilas),
• yhteyshenkilöltäsi, omaiseltasi tai edunvalvojaltasi,
• Väestörekisterikeskukselta,
• PPSHP:n oman toiminnan kautta hoitosi yhteydessä,
• muilta terveydenhuollon toimintayksiköiltä,
• hätäkeskukselta, ensihoidolta ja
• viranomaisilta.
  
  

Potilasrekisterin tietojen käyttö ja suojaaminen

Potilasrekisterin tietojen käyttö perustuu sinun ja sinua hoitavan henkilökunnan väliseen hoitosuhteeseen tai muuhun asialliseen yhteyteen. Tietojasi saa käyttää vain siinä laajuudessa, kuin työtehtävät ja vastuut sitä edellyttävät. PPSHP:n sairaalat (Oulun yliopistollinen sairaala, Oulaskankaan sairaala) muodostavat yhden terveydenhuollon toimintayksikön. Tarvittaessa myös toisessa PPSHP:n sairaalassa syntyneet hoitotietosi ovat käytettävissä käyttötarkoituksen mukaisessa laajuudessa. Muut kuin hoitoosi osallistuvat tai asiallisen perusteen vuoksi tietojasi käsittelevät henkilöt ovat sivullisia hoitotietoihisi nähden eikä heillä ole oikeutta ilman kirjallista suostumustasi saada tietojasi käyttöönsä.

Potilastietojasi käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapito- vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus koskee kaikkia PPSHP:ssä toimivia ja se kattaa kaiken potilasta koskevan tiedon, riippumatta sen muodosta ja tallennustavasta.

Kaikkea potilastietojen käyttöä valvotaan. Yksiköiden esimiehet määrittelevät työntekijöidensä käyttöoikeudet potilasrekisteriin. Sähköisten rekistereiden käyttöön tarvitaan henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Sähköisesti ylläpidettäviin potilastietoihin ei ole ulkoista verkkoyhteyttä ja ne on suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Paperi- ja filmimuotoiset potilasasiakirjat säilytetään lukituissa arkistotiloissa, joissa on kulunvalvonta. 

Potilastietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät ja luovuttaminen

Potilastiedot ovat salassa pidettäviä. Sinua koskevia potilastietoja voidaan luovuttaa PPSHP:n ulkopuolelle pääsääntöisesti vain suostumuksellasi tai lainsäädännön perusteella.

Potilastietojasi luovutetaan seuraaville vastaanottajille:

• terveydenhuollon toimintayksikkö/lääkäri, joka on laatinut lähetteesi erikoissairaanhoitoon
• jatkohoidostasi vastaava terveydenhuollon toimintayksikkö/lääkäri
• sinä itse
• vakuutusyhtiöt ja vakuutuslaitokset
• valvontaviranomaiset
• esimerkiksi aluehallintovirasto, tietosuojavaltuutetun toimisto, Valvira
• kuntien sosiaaliviranomaiset
• oikeusviranomaiset
• poliisi
• valtakunnalliset terveydenhuollon henkilörekisterit
• Biopankki Borealis
  

Potilastietojasi voidaan luovuttaa tieteellistä tutkimusta varten. Potilastietojen käsittely tieteellistä tutkimusta varten on luvanvaraista ja se on mahdollista suostumuksellasi sekä muuten lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin julkisen terveydenhuollon potilasasiakirjat muodostavat yhteisen potilastietorekisterin. Oulun yliopistollisen sairaalan, aluesairaaloiden sekä terveyskeskusten ja –asemien lääkärit ja hoitajat saavat käyttää sinua koskevia, yhteisrekisterissä olevia toisessa toimintayksikössä laadittuja potilasasiakirjoja siinä laajuudessa, kuin hoitosi sitä vaatii. Potilastietojesi käsittely edellyttää, että sinua on informoitu yhteisrekisteristä, tieto informoinnista on kirjattu ja et ole kieltänyt tietojesi käsittelyä. 

Kelan ylläpitämän Potilastiedon arkiston kautta potilastietosi ovat käytettävissä suostumuksesi tai kieltojesi mukaisesti niissä Kanta-palveluihin liittyneissä terveydenhuollon toimintayksiköissä, jotka niitä hoitosi suunnittelussa tai toteuttamisessa tarvitsevat. 

Lisäksi

• suostumuksellasi tai elintärkeän etusi suojaamiseksi tietojasi voidaan luovuttaa tai siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolelle ja
• PPSHP:n ja henkilötietojen käsittelijän (esim. ostopalvelutilanteet) välisen sopimuksen perusteella tietojasi voidaan siirtää henkilötietojen käsittelijälle.

Vointiasi ja sairaalassa oloasi koskevia tietoja voidaan suostumuksellasi antaa suullisesti yhteyshenkilöllesi. Ellet sairautesi vuoksi kykene antamaan lupaa, tietojasi annetaan lähiomaiselle, jollei ole syytä olettaa, että kieltäisit näin menettelemästä.

Vainajan elinaikaista hoitoa koskevat potilastiedot

Potilastiedot ovat salassa pidettäviä myös potilaan kuoleman jälkeen. Vainajan potilastietoja voidaan luovuttaa vain siinä määrin kuin se on välttämätöntä vainajan, perillisen tai muun henkilön tärkeiden etujen tai oikeuksien selvittämistä tai toteuttamista varten, esimerkiksi potilasvahinkoepäilyssä tai testamenttikiistassa.

Tietoja pyytävällä ei ole oikeutta saada nähtäväkseen rajoituksetta vainajan potilasasiakirjoja. Pyynnössä on aina mainittava peruste luovutukselle. Pyynnön voi tehdä lomakkeella tai vapaamuotoisesti. Allekirjoitettu pyyntö lähetetään osoitteella PPSHP/Arkisto, PL 50, 90029 OYS.

Potilasrekisterin säilyttäminen

Terveydenhuollon potilastietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön perusteella. Pääsääntöisesti potilastietojasi säilytetään 12 vuotta kuolemastasi. Joillakin potilasasiakirjoilla on lyhyempi säilytysaika, esimerkiksi täysi-ikäisen potilaan diagnostiikkaan liittyvät tutkimustulokset (röntgenkuvat) säilytetään 12 vuotta asiakirjan syntymästä.

Osa potilastiedoista on määrätty pysyvään säilytykseen. Tällaisia ovat perinnöllisyyslääketieteen asiakirjat sekä 18. ja 28. päivinä syntyneiden potilaiden potilasasiakirjat muutamia poikkeuksia lukuun ottamatta.

Paperisten potilasasiakirjojen säilyttämisestä ja hävittämisestä vastaa PPSHP:n arkisto.

Oikeutesi potilaana

Oikeus saada pääsy itseäsi koskeviin potilastietoihin

Mikäli haluat tarkastaa potilastietosi, täytä lomake tai laadi pyyntö vapaamuotoisesti (tarvittavat tiedot: nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero ja hoidon aihe/ajanjakso). Lähetä allekirjoitettu pyyntö osoitteeseen PPSHP/Arkisto, PL 50, 90029 OYS. Voit valita, toimitaanko kopiot kotiosoitteesi vai haluatko noutaa ne sairaalan infopisteestä.

Voit pyytää potilastietojasi myös sähköisen asioinnin kautta . Potilasasiakirjapyynnön tekeminen sähköisesti edellyttää vahvaa tunnistautumista esimerkiksi​ mobiilivarmenteella tai verkkopankkitunnuksilla. Sähköisessä asioinnissa potilasasiakirjapyyntöä ei voi tehdä toisen henkilön puolesta. Potilasasiakirjat toimitetaan postitse. Voit käyttää tarkastusoikeuttasi myös poliklinikkakäyntisi yhteydessä tai ollessasi osastojaksolla. Potilastietojesi tarkastaminen on maksutonta kerran vuodessa. Digitaalisten kuvantamistutkimusten sähköisestä kopioinnista peritään 16 euron maksu.

Terveydenhuollossa voidaan evätä oikeutesi saada pääsy itseäsi koskeviin potilastietoihin. Jos potilastietojesi saanti evätään, sinulle annetaan asiasta epäämistodistus. Todistuksessa mainitaan syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty sekä muutoksenhakuohjeet. 

Terveydenhuollon ammattihenkilö arvioi, pystyykö alaikäinen päättämään omasta hoidostaan. Mikäli alaikäinen on arvioitu kykeneväksi määräämään itse hoidostaan, hän voi tarkastaa omat potilastietonsa ja hänellä on myös oikeus kieltää tietojensa antaminen huoltajalleen. Muissa tapauksissa tarkastusoikeutta käyttää alaikäisen potilaan huoltaja tai muu laillinen edustaja.

Yhteishuoltajuudessa olevan alaikäisen molemmilla huoltajilla on tarkastusoikeus huollettavan tietoihin itsenäisesti. Yksinhuoltajuudessa tarkastusoikeus on vain nimetyllä huoltajalla. Tuomioistuimen määräyksellä voi myös huollosta erotetulla vanhemmalla olla tarkastusoikeus alaikäisen potilasasiakirjoihin. Edunvalvojalla on oikeus tarkastaa tiedot vain silloin kun tarkastusoikeuden käyttö sisältyy edunvalvojalle annettuun päätökseen. Puolesta asioijan on todistettava oikeutensa tiedonsaantiin.

Oikeus pyytää tietojen oikaisemista tai poistamista

Sinulla on oikeus vaatia potilasrekisterissä olevan tiedon oikaisemista, poistamista tai täydentämistä ilman aiheetonta viivästystä. Voit käyttää oikaisuv​aatimusasian käsittelyssä asiamiestä yksilöidyllä valtakirjalla.

Voit tehdä vaatimuksen joko lomakkeella tai vapaamuotoisesti. Vapaamuotoisessa pyynnössä yksilöi, vaaditko tietojen poistamista, oikaisemista vai täydentämistä ja kuvaa muutettava, poistettava tai täydennettävä merkintä on sanatarkasti. Esitä aina perustelut vaatimillesi muutoksille.

Lähetä henkilö- ja yhteystietosi sisältävä, allekirjoitettu vaatimus osoitteella PPSHP/Arkisto, PL 50, 90029 OYS.

Ellei vaatimustasi hyväksytä, sinulle annetaan asiasta kirjallinen todistus, jossa esitetään syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei hyväksytty ja muutoksenhakuohjeet.

Potilasrekisterissämme olevien sinua koskevien hoitotietojen täydelliseen poistoon ei voida suostua, koska potilastietojen säilytysaika ja –velvollisuus on lailla säädetty. Yksilöity oikaisu- tai poistovaatimus toteutetaan, mikäli PPSHP:n terveydenhuollon ammattihenkilö toteaa, että kyseessä on selkeästi virheellinen tai potilasrekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeeton tieto. Jos PPSHP rekisterinpitäjänä havaitsee virheellisen tiedon, se korjataan virheen todentamisen jälkeen normaalin ylläpitomenettelyn yhteydessä oma-aloitteisesti.

Mikäli terveydenhuollon ammattihenkilö on todennut alaikäisen riittävän kypsäksi päättämään omasta hoidostaan ja samalla tietojensa luovutuksesta, on alaikäinen kyvykäs pyytämään itse tietojensa oikaisua eikä hän tarvitse huoltajan lupaa. Muuten alaikäisen huoltaja voi vaatia tietojen oikaisua. Jos yhteishuoltajuudessa olevan alaikäisen huoltajista vain toinen vaatii oikaisua, tieto vaatimuksesta toimitetaan toiselle huoltajalle kannanottoa varten ja päätös annetaan tiedoksi molemmille huoltajille. Puolesta asioijan on todistettava oikeutensa tiedonsaantiin kirjallisesti. 

Oikeus saada tietoa potilastietojesi käsittelystä

Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirissä tallennetaan lokitietoja kaikesta potilastietojen käsittelystä. Sinulla on oikeus saada tieto siitä, kuka tai ketkä ovat käsitelleet potilastietojasi. Voit tehdä pyynnön vapaamuotoisesti tai lomakkeella. Vapaamuotoisessa pyynnössä tarvittavat tiedot ovat nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero ja ajanjakso, jolta lokitietoja pyydetään.

Kahta vuotta vanhempia lokitietoja ei ole oikeutta saada, jollei siihen ole erityistä perustetta.

Jos epäilet potilastietojesi väärinkäyttöä, voit pyytää asiasta selvityksen joko vapaamuotoisesti tai lomakkeella. Selvityspyyntöön annetaan kirjallinen vastaus.

Väärinkäytösepäilyn selvittämistä varten pyynnössä on käytävä ilmi:

• henkilö- ja yhteystietosi
• epäillyn väärinkäytön ajankohta
• miten epäily syntyi (tietojen ilmaiseminen tai hyväksikäyttö)
• epäilty käyttäjä tai tekijä
• minkälaisista tiedoista on kyse tai mihin tietojärjestelmään epäilyt viittaavat
• muut mahdolliset lisätiedot

Allekirjoitetut pyynnöt lähetetään osoitteella PPSHP/Arkisto, lokiasiat, PL 50, 90029 OYS.

Oikeus lokitietoihin on pääsääntöisesti henkilökohtainen. Potilaan lisäksi alle 12-vuotiaan lapsen huoltaja(t) tai laillinen edustaja tai täysi-ikäisen potilaan laillinen edustaja voivat tehdä lokitieto- tai lokiselvityspyynnön. Puolesta asioijan on todistettava oikeutensa tiedonsaantiin kirjallisesti.

Oikeus lokitietoihin voidaan evätä, jos tiedossa on, että tietojen antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa potilaan terveydelle, hoidolle tai jonkun muun oikeuksille.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto), jos katsot, että potilastietojesi käsittelyssä on rikottu EU:n tietosuoja-asetusta.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: 

• Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki.
• Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki.
• Puh. 029 56 66700.
• Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi.
  

Muut oikeudet

Kansallisen erityislainsäädännön ja tietojen käsittelyperusteen johdosta kaikkia tietosuoja-asetuksen mukaisia rekisteröidyn oikeuksia ei välttämättä voida toteuttaa tai ne vaativat tapauskohtaista arviointia.  

Tällaisia oikeuksia ovat

• Oikeus vastustaa tai rajoittaa tietojen käsittelyä
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• Oikeus vastustaa automatisoituja yksittäispäätöksiä (ml. profilointi).