​​​​​​Sosiaali- ja terveysalan opiskelijoiden rekisteri

Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri (PPSHP) toimii harjoittelupaikkana sosiaali- ja terveysalan opiskelijoille. PPSHP:n ja opiskelijan välistä harjoittelusuhdetta koskevat tiedot tallennetaan loogiseen sosiaali- ja terveysalan opiskelijoiden ja harjoittelijoiden henkilörekisteriin (jatkossa sote- opiskelijarekisteri), jonka rekisterinpitäjä on PPSHP. Sote-opiskelijarekisteri koostuu useasta osarekisteristä. Ko. henkilörekisterin rekisteröityjä ovat henkilöt, joilla on PPSHP:n kanssa voimassa oleva tai päättynyt harjoittelujakso.

Seuraavassa kuvataan, miten PPSHP käsittelee henkilötietojasi, mitkä ovat henkilötietojesi käsittelyyn liittyvät oikeutesi ja miten voit niitä toteuttaa.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojesi käsittely perustuu sinun ja PPSHP:n välisen harjoittelujakson täytäntöönpanoon ja ylläpitoon sekä PPSHP:n lainsäädännöllisten oikeuksien ja velvoitteiden täyttämiseen harjoittelupaikan tarjoajana. Opiskelijan tai harjoittelijan henkilötietojen käsittely on tarpeen opiskelujakson hallinnoinnin toteuttamiseksi.  

Rekisterin tietosisältö

Keräämme sinusta ainoastaan välttämättömiä ja tarvittavia tietoja. Tarpeellisia käsiteltäviä henkilötietoja ovat muun muassa nimesi, henkilötunnuksesi, opiskelijanumerosi, oppilaitoksesi, sähköpostiosoitteesi, puhelinnumerosi ja tiedon opintojesi vaiheesta.

Rekisterin tietolähteet

Kaikki tarvittavat henkilötiedot saadaan sähköisen järjestelmän kautta oppilaitoksilta sekä suoraan oppilaitoksilta tai sinulta itseltäsi. 

Henkilötietojen käyttö ja suojaaminen

Henkilötietojesi käsittely perustuu niitä käsittelevän henkilön työtehtävien hoitamiseen, muut ovat lähtökohtaisesti sivullisia tietoihisi nähden. Tietojesi käsittelyyn ovat oikeutettuja vain määritellyt PPSHP:n työntekijät ja sopimuksella valtuutetut henkilötietojen käsittelijät. 

Henkilötietojasi käsitteleviä sitoo salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. Tietojesi käsittelyä ohjaa PPSHP:n tietoturva- ja tietosuojaohjeisto. Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Digitaaliseen aineistoon pääsy edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa opiskelijan/harjoittelijan harjoittelusta vastaavien toimesta. Tietojasi ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Henkilötietojen käsittely PPSHP:n lukuun

PPSHP:n ja ulkopuolisen palveluntarjoajan (esim. ostopalvelutilanteet) välisen sopimuksen perusteella tietojasi voidaan siirtää henkilötietojen käsittelijän roolissa toimivalle palveluntarjoajalle tai palveluntarjoaja voi käsitellä niitä teknisen käyttöyhteyden kautta. Tällöin kyse ei ole tietojen luovutuksesta. Tietojärjestelmien toimittajat voivat esimerkiksi käsitellä henkilötietojasi liittyen heille kuuluviin tehtäviin, kuten käyttäjätunnusten ja käyttöoikeuksien hallinnointiin. Ostopalvelutilanteissa varmistetaan kirjallisin sopimuksin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan lainsäädännön ja PPSHP:n ohjeiden mukaisesti.

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät ja luovuttaminen

Henkilötietojasi luovutetaan ainoastaan oppilaitokselle sekä sinulle itsellesi.

​ 

Henkilötietojen säilyttäminen

Henkilötietosi hävitetään asiamukaisesti lakien edellyttämän säilytysajan jälkeen. Säilytysaikaa voidaan pyynnöstäsi jatkaa, mikäli tähän on riittävä perustelu (esim. jatko-opiskelu).

Oikeutesi henkilöstörekisterissä oleviin tietoihisi

Oikeus saada pääsy itseäsi koskeviin tietoihin

Mikäli haluat tarkastaa itseäsi koskevat tiedot opiskelijarekisterissä, täytä lomake (kohta muu henkilörekisteri -> opiskelijarekisteri) tai laadi pyyntö vapaamuotoisesti (tarvittavat tiedot: nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero ja tarkastettavat tiedot/ajanjakso). Lähetä allekirjoitettu pyyntö osoitteeseen PPSHP/Kirjaamo, PL 10, 90029 OYS. 

Tietyissä tilanteissa oikeutesi saada pääsy itseäsi koskeviin tietoihin voidaan evätä. Jos tietojesi saanti evätään, sinulle annetaan asiasta epäämistodistus. Todistuksessa mainitaan syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty sekä muutoksenhakuohjeet.

Oikeus vaatia tietojen oikaisemista tai poistamista

Sinulla on oikeus vaatia opiskelijarekisterissä olevan tiedon oikaisemista, poistamista tai täydentämistä ilman aiheetonta viivästystä. Voit tehdä vaatimuksen joko lomakkeella  tai vapaamuotoisesti. Vapaamuotoisessa pyynnössä yksilöi, vaaditko tietojen poistamista, oikaisemista vai täydentämistä ja kuvaa muutettava, poistettava tai täydennettävä merkintä sanatarkasti. Esitä aina perustelut vaatimillesi muutoksille. Lähetä henkilö- ja yhteystietosi sisältävä, allekirjoitettu vaatimus osoitteella PPSHP/Kirjaamo, PL 10, 90029 OYS. 

Opiskelijarekisterissä olevien sinua koskevien tietojen täydelliseen poistoon ei voida suostua, mikäli henkilötietojen säilytysaika ja -velvollisuus on lailla säädetty ja poistamisella voisi olla vaikutuksia toisen osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksia toteuttamiseen. Ellei vaatimustasi hyväksytä, sinulle annetaan asiasta kirjallinen todistus, jossa esitetään syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei hyväksytty ja muutoksenhakuohjeet. 

Yksilöity oikaisu- tai poistovaatimus toteutetaan, mikäli todetaan, että kyseessä on selkeästi virheellinen tai rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeeton tieto. Jos PPSHP rekisterinpitäjänä havaitsee virheellisen tiedon, se korjataan virheen todentamisen jälkeen normaalin ylläpitomenettelyn yhteydessä oma-aloitteisesti.

Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta

Sinulla on oikeus saada tieto sinua koskeviin henkilötietoihin ulottuvasta tietoturvaloukkauksesta silloin, kun loukkaus todennäköisesti aiheuttaa riskin oikeuksillesi ja vapauksillesi.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu), jos katsot, että sinua koskevien tietojen käsittelyssä on rikottu EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: 

• Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki.
• Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki.
• Puh. 029 56 66700.
• Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi.

Lisäksi​

Erityislainsäädännöstä ja käsittelyperusteesta johtuen seuraavia tietosuoja-asetuksessa määriteltyjä oikeuksia ei välttämättä voida toteuttaa tai ne vaativat tapauskohtaista harkintaa:

• oikeus käsittelyn rajoittamiseen,
• oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen,
• vastustamisoikeus ja
• oikeus vastustaa automatisoituja yksittäispäätöksiä, profilointi mukaan luettuna.

Jos epäilet henkilötietojesi väärinkäyttöä, voit pyytää asiasta selvityksen ottamalla yhteyttä PPSHP:n tietosuojavastaavaan.

​

Lisätietoja 

Henkilörekisterin vastuuhenkilö

PPSHP:n hallintoylihoitaja, puh. 0405085943

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Tietosuojavastaava PL 10, 90029 OYS tai
tietosuoja@ppshp.fi
08-3152011 (vaihde)​

​